De Kelderspecialist Gorredijk is een Fries familiebedrijf dat al meer dan 30 jaar kelders waterdicht maakt en vocht bestrijdt in huizen en kantoren. We hadden hun oude website al eerder vervangen door een nieuwe, die beter gevonden kon worden. Dat verhaal lees je in onze case over de websitevernieuwing. Toen die site eenmaal goed werkte, wilden ze er twee dingen aan toevoegen die hun dagelijkse werk makkelijker zouden maken: offertes aanvragen die meteen in de administratie komen, en een nieuwsbrief die ze zelf kunnen versturen.
Offerteaanvragen meteen in de administratie
Vroeger kwam elke aanvraag binnen als een apart bericht. Eigenaar Ivan moest alle gegevens handmatig overtypen in het boekhoudprogramma voordat hij een offerte kon maken. Dubbel werk, gevoelig voor fouten, en het kostte tijd die er in een klein bedrijf niet is. Wat ze wilden was duidelijk: een aanvraag via de website moest direct klaarstaan in de boekhouding, zonder overtypen.
We hebben een uitgebreid aanvraagformulier gemaakt dat precies vraagt wat belangrijk is voor een kelderklus. Bezoekers vullen in wat voor soort pand ze hebben, welke dienst ze willen, welke vochtproblemen er spelen, hoe groot het oppervlak is en hoe ze het liefst benaderd worden. Ze kunnen er ook foto's bij sturen, zodat Ivan de situatie al kan inschatten voordat hij langsgaat.
Zodra iemand het formulier verstuurt, zetten we de aanvraag in een wachtrij. De bezoeker ziet daardoor meteen een bevestiging, ook als de administratie even wat trager is. Op de achtergrond praat het systeem met Rompslomp, het boekhoudpakket van de Kelderspecialist, via hun REST API. Eerst controleren we op het e-mailadres of de klant al bestaat. Is dat zo, dan gebruiken we de bestaande gegevens. Zo niet, dan maken we een nieuw contact aan. Daarna staat er automatisch een conceptofferte klaar, met één regel waarin alle details van de aanvraag staan, van het soort pand tot de opmerkingen van de klant. Ivan hoeft alleen nog de juiste producten toe te voegen en de offerte te versturen.
De koppeling is zo gebouwd dat hij stabiel blijft. Het systeem zoekt zelf het bedrijfsnummer, het btw-tarief van 21 procent en de juiste omzetrekening op in Rompslomp, en onthoudt die een dag. Dat hoeft dus niet bij elke aanvraag opnieuw. Krijgt de administratie even te veel verzoeken tegelijk, dan probeert de koppeling het vanzelf opnieuw, tot drie keer toe. Het aanmaken van een contact en een offerte is 'idempotent': als een aanvraag door een herstart twee keer wordt verwerkt, krijg je toch maar één contact en één offerte. Aanvragen die op spam lijken slaan we over, zodat de boekhouding netjes blijft.
Zelf een nieuwsbrief versturen
Het tweede onderdeel is een complete nieuwsbriefmodule. Daarmee houdt de Kelderspecialist zelf klanten op de hoogte, zonder een externe dienst. In de beheeromgeving maken ze een nieuwsbrief in een tekstverwerker en kiezen ze welke groep abonnees hem krijgt. Abonnees kun je in categorieën indelen, dus een bericht kan ook naar een deel van de lijst.
Versturen gebeurt via de wachtrij, in groepjes van 100. Zo gaat ook een grotere lijst zonder problemen de deur uit. Van elke ontvanger houden we bij wanneer de mail verstuurd is. Met een uniek kenmerk en een onzichtbare 'openpixel' meten we of de nieuwsbrief geopend is. Aan elke link plakken we automatisch UTM-parameters, zodat je in Google Analytics ziet welk bezoek uit een nieuwsbrief komt.
E-mail heeft zo zijn eigenaardigheden, en daar hebben we rekening mee gehouden. Voordat een mail de deur uit gaat, schoont een aparte stap de inhoud op. Afbeeldingen schalen daardoor ook in Outlook netjes mee, en overbodige bestandsnamen onder een afbeelding halen we weg. De nieuwsbrieven en bevestigingsmails versturen we via de Microsoft Graph API, vanaf het eigen Microsoft 365-account van de Kelderspecialist. Dat komt de bezorging ten goede.
Sneller ontwikkeld met AI
Bij GinkelSoft gebruiken we AI standaard in ons ontwikkelproces. Ook bij deze koppeling met Rompslomp hebben we AI ingezet om sneller bij een werkend resultaat te komen. De API uitzoeken, de koppeling schrijven en de testen erbij maken kostte daardoor minder tijd. Dat scheelt de Kelderspecialist in de kosten, zonder dat de kwaliteit eronder lijdt. Hoe wij AI in onze projecten gebruiken, leggen we uit op onze dienstenpagina.
Het resultaat
De Kelderspecialist heeft er twee dingen bij die het werk een stuk makkelijker maken. Elke offerteaanvraag staat binnen een paar seconden als conceptofferte klaar in de boekhouding, met alles wat de klant heeft ingevuld. Overtypen hoeft niet meer, en de fouten die daarbij hoorden zijn weg. De nieuwsbrief beheren ze zelf, hij wordt betrouwbaar bezorgd en is nu meetbaar dankzij de UTM-parameters en de openpixel. Allebei vallen ze onder het onderhoud en de doorontwikkeling die we voor het platform doen, gebouwd als maatwerk software in Laravel.
Technisch draait alles op Laravel 12 met PHP en een Filament-beheeromgeving. Het werk op de achtergrond loopt via wachtrijen, de koppeling met de administratie gebruikt de REST API van Rompslomp, en de e-mail gaat via de Microsoft Graph API. Het beheer met een AI-assistent loopt over een eigen MCP-server.